Phần Mềm ERP Là Gì ? Ưu Điểm Của Phần Mềm ERP

Posted on Posted in Vietnamese Posts

ERP được viết đầy đủ là Enterprise Resource Planning, là một phần mềm đuợc sử dụng trong việc quản lý quy trình của doanh nghiệp nói chung. Ngày nay, ERP không hẳn là một ‘phần mềm’, thay vào đó được gọi là ‘giải pháp’ do được tích hợp nhiều chức năng của các phòng ban trong một hệ thống duy nhất và các công cụ tương tác trong việc truyền tải thông tin nhanh chóng, đảm báo công việc được xử lý xuyên suốt.

phần mềm erp là gì, ưu điểm của phần mềm erp
Hệ thống ERP đang dần thể hiện rõ sự đa chức năng của mình

1. Ưu Điểm Của Phần Mềm ERP

Để phân tích một cách dễ dàng ưu diểm của hệ thống ERP, chúng ta hãy bắt đầu với một trường hợp đơn giản: khách hàng đặt hàng một chiếc điện thoại

  • Trước khi mua, khách hàng sẽ tham khảo thông tin về sản phẩm và có quá trình hỏi đáp, giới thiệu giữa khách hàng với nhân viên chăm sóc khách hàng (có thể qua email, meeting hoặc điện thoại). Như vậy cho dù khách hàng có đồng ý mua hoặc không đồng ý mua, nhà quản lý cũng không thể biết được năng suất làm việc của nhân viên chăm sóc khách hàng như thế nào, thái độ tiếp xúc với khách hàng ra sao, trình độ chuyên môn khi phổ cập thông tin sản phẩm đến với khách hàng có đầy đủ hay không.
  • Đối với trường hợp khách hàng đồng ý mua, nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ chuyển nội dung đơn hàng như: tên sản phẩm, số lượng, giá tiền, chi phí vận chuyển,… đến cho bộ phận tạo đơn đơn hàng, kế toán, kho,… Thông thường thì ở trong các doanh nghiệp , mỗi phòng ban sẽ dùng một phần mềm khác nhau dẫn đến việc việc sai sót và tiêu tốn thời gian trong việc nhập liệu, việc liên kết dữ liệu giữa các phần mềm với nhau là rất khó, chưa nói đến khối lượng dữ liệu lớn thì việc truy xuất liên tục để kết nối với nhau là điều không khả thi.
  • Cùng với đó, ‘remote working’ (làm việc từ xa) là điều không thể khi quy trình bị tách quá nhiều trong chuỗi các phần mềm riêng biệt, một người không thể đồng thời biết cách sử dụng tất cả các phần mềm của các phòng ban. Hơn thế nữa, các thành viên trong quy trình đó không hề biết được trạng thái công việc đang ở tiến độ nào.

ERP được tạo ra để thay thế tất cả những phần mềm, hệ thống riêng biệt. Tuy nhiên, vẫn có các ứng dụng của mỗi phòng ban khác nhau nhưng dữ liệu đuợc tập trung hơn, quy trình từ đó sẽ nhanh hơn và giảm được nhiều chi phí liên quan đến kĩ thuật, nhân lực, thời gian do chỉ đầu tư vào một hệ thống duy nhất, thao tác nhanh gọn giảm thiểu thời gian xử lý công việc. Một chi tiết quan trọng không kém đó là nhà quản lý có thể quan sát toàn bộ số liệu tại một nơi và phân quyền giám sát, nhiệm vụ công việc cho từng nhân viên. ERP ngày nay không phải ở thuở sơ sai, nó đã khắc phục được rất nhiều nhược điểm của nó như: linh động triển khai chức năng theo yêu cầu của khách hàng – giảm thiểu việc chi một khoản lớn để mua một hệ thống được lập trình sẵn gắn quá nhiều chức năng không cần thiết, hệ thống chạy online/local tùy theo nhu cầu, tích hợp ngày càng nhiều ứng dụng (bao gồm cả email) đáp ứng hầu hết mọi loại mô hình doanh nghiệp.

2. Nhược Điểm Của Phần Mềm ERP

Trong thực tế, không một sản phẩm nào có thể trở nên hoàn hảo bởi nhiều yếu tố tác động và hệ thống ERP cũng vậy, nó cũng tồn tại một số điểm hạn chế ‘không trực tiếp’ từ chính những người sử dụng nó:

  • Tất cả bộ phận là sợi mắt xích liên kết, mọi thông tin phải được cập nhật trực tiếp và tức thời. Đơn cử việc nhập kho và bán hàng, người nhập kho nếu không nhập số lượng nhập kho của sản phẩm thì sản phẩm đó vẫn ở tình trạng không có hàng, người bán hàng không hề hay biết là sản phẩm đó thực tế tồn kho bao nhiêu, khách hàng cũng chỉ thấy sản phẩm đó không còn hàng và bỏ qua nó. Cho nên, ERP đưa mọi công việc thành quy trình, mỗi quy trình là sự tham gia của nhiều thành viên.
  • Không chịu thay đổi để cải tiến, đây là một trong những lí do lớn nhất biến ERP thành một phế phẩm khi áp dụng vào thực tiễn bởi những nhân viên sử dụng nó quá cứng nhắc, khăng khăng tìm con đường cũ, cách làm việc cũ.
  • Bên cạnh đó việc rõ ràng, minh bạch (nội bộ cho việc quản lý) cũng là rào cản lớn khi mọi hành động và số liệu đều được tổng hợp khi nhân viên xử lý nhiệm vụ.

Ngoài ra, ERP luôn mang định kiến là chi phí cao, chưa hiểu rõ ưu điểm khi đầu tư bởi đa số những chủ doanh nghiệp không phải là người am hiểu kĩ thuật. Điều đó có thể đúng ở một số trường hợp ERP trả phí bản quyền, nhưng cũng có những ERP được thương mại để giải quyết hầu hết những hạn chế trên tiêu biểu như Odoo Tìm hiểu về Odoo.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *